Efektivita a produktivita jsou klíčovými ukazateli úspěchu společnosti. Pro 2 Sisters Food Group, největšího dodavatele drůbeže ve Velké Británii, znamenala automatizace opravdu výrazné zlepšení efektivity práce.

2 Sisters Food Group zaměstnává 23 000 pracovníků na 42 místech po celé Velké Británii. Organizace se výrazně rozrostla prostřednictvím akvizic, což zvýšilo složitost operací. Dva roky od zahájení své automatizační cesty se firma 2 Sisters považuje za průkopníka v digitalizaci. Tento pokrok je připisován integraci robotické procesní automatizace (RPA) a low-code vývoji.

Zefektivnění procesů

Centrum sdílených služeb u 2 Sisters zpracovává finanční transakce pro téměř 80 % lokalit společnosti. Před automatizací byly tyto procesy převážně manuální, závislé na papírech a Excelových tabulkách.

Jon Heeley, manažer automatizačního programu ve 2 Sisters, analyzoval pracovní postupy ve svém oddělení a identifikoval značné neefektivity při zadávání dat do ERP systému. K řešení tohoto problému implementoval Heeley RPA platformu. RPA využívá softwarové roboty k řízení objemných, opakujících se úkolů, což v tomto případě zahrnovalo zadávání dat. Tento krok znamenal začátek efektivizace práce.

Nicméně RPA má svá omezení:

• Účinná implementace vyžaduje dobře strukturovaná a kvalitní data.
• Náklady a rychlost implementace mohou být náročné, pokud nejsou správně řízeny.

Heeley si uvědomil, že k plnému využití RPA je třeba vyčistit a strukturovat příchozí data. Zaměstnanci v oddělení pohledávek trávili 2,5 hodiny denně přípravou dat v Excelu pro roboty. K vyřešení tohoto problému Heeley pozval společnost AuraQ, poskytovatele profesionálních služeb specializujícího se na optimalizaci obchodních procesů. AuraQ ve spolupráci s Mendixem využila tuto low-code vývojovou platformu k vytvoření řešení, které strukturovalo příchozí data pro roboty.

Implementováno za 4 týdny

Řešení poskytované společností AuraQ zahrnovalo:

• Vytvoření aplikační vrstvy pro řízení obchodních procesů.
• Připojení k zastaralým systémům prostřednictvím API. Důvod: čištění a strukturování dat.

Společnost AuraQ vyvinula aplikaci za méně než 4 týdny.

První úspěch aplikace podnítil další automatizační úsilí v centru sdílených služeb. Doposud Heeley a jeho tým automatizovali 11 transakčních procesů pomocí RPA a low-code platforem. Během šesti týdnů přešli od 100% manuálních procesů na 97% automatizované, což vedlo k výrazným úsporám nákladů, zvýšení efektivity a zlepšení kvality procesů. Odhadované roční úspory činí přibližně 250 000 liber.

Jedním z pozoruhodných pokroků bylo vytvoření šablon pro zákaznické příkazy k úhradě pomocí Mendixu. Tyto šablony, přizpůsobené potřebám jednotlivých zákazníků, se vyplňují, odesílají a předávají RPA robotům. Během pouhých tří měsíců digitální tým vytvořil 300 šablon, přičemž celkový počet nyní dosahuje 3100. Tato automatizace snížila počet faktur vyžadujících manuální ověření z 65 % na pouhých 8 %.

Konec rutinních úkolů

Automatizace zrychlila fakturační procesy a přetvořila role zaměstnanců. Ačkoliv byli zaměstnanci zpočátku skeptičtí, postupně přijali digitální transformaci. To jim umožnilo přejít od rutinních úkolů k smysluplnější práci, jako je analýza nákladů a výdajů.

Cesta 2 Sisters Food Group je příkladem toho, jak kombinace RPA a low-code vývoje může vést k výrazným zlepšením provozu.

Použité foto: Henrique S. Ruzzon (unsplash.com)