Efektivita a produktivita jsou klíčovými ukazateli úspěchu společnosti. Pro 2 Sisters Food Group, největšího dodavatele drůbeže ve Velké Británii, zlepšení efektivity znamenalo snížení neproduktivní práce prostřednictvím automatizace. Tuto cestu zahájilo jejich centrum sdílených služeb, což výrazně změnilo jejich provoz.

2 Sisters Food Group, s rozsáhlým dosahem, zaměstnává 23 000 pracovníků na 42 místech po celé Velké Británii. Organizace se výrazně rozrostla prostřednictvím akvizic, což přidalo složitost jejím operacím. Dva roky od zahájení své automatizační cesty se nyní považují za průkopníky v digitalizaci center sdílených služeb. Tento pokrok je připisován integraci robotické procesní automatizace (RPA) a low-code vývoje.

Zefektivnění procesů

Centrum sdílených služeb u 2 Sisters zpracovává finanční transakce pro téměř 80 % lokalit společnosti. Před automatizací byly tyto procesy převážně manuální, závislé na papírech a Excelových tabulkách. Uvědomujíce si potřebu digitalizace k dosažení svého cíle stát se více digitálně orientovanou organizací, usilovali o automatizaci těchto pracných úkolů.

Jon Heeley, manažer automatizačního programu ve 2 Sisters, analyzoval pracovní postupy ve svém oddělení a identifikoval značné neefektivity při zadávání dat do ERP systému. K řešení tohoto problému implementoval Heeley RPA platformu. RPA využívá softwarové roboty k řízení objemných, opakujících se úkolů, což v tomto případě zahrnovalo zadávání dat. Tento krok znamenal začátek snižování neproduktivní práce.

Nicméně RPA má svá omezení:

• Účinná implementace vyžaduje dobře strukturovaná a kvalitní data.
• Náklady a rychlost implementace mohou být náročné, pokud nejsou správně řízeny.

Heeley si uvědomil, že k plnému využití RPA je třeba vyčistit a strukturovat příchozí data. Zaměstnanci v oddělení pohledávek trávili 2,5 hodiny denně přípravou dat v Excelu pro roboty. K řešení tohoto problému Heeley pověřil společnost AuraQ, poskytovatele profesionálních služeb specializujícího se na optimalizaci obchodních procesů. AuraQ ve spolupráci s Mendixem využila jejich low-code vývojovou platformu k vytvoření řešení, které strukturovalo příchozí data pro roboty.

Implementace a dopad

Řešení poskytované společností AuraQ zahrnovalo:

• Vytvoření aplikační vrstvy pro řízení obchodních procesů a uživatelských rozhraní.
• Připojení k zastaralým systémům prostřednictvím API k čištění a strukturování dat.

S inputem od týmu sdílených služeb vyvinula společnost AuraQ aplikaci za méně než čtyři týdny. Okamžitý dopad byl významný, ušetřil 2,5 hodiny denně po nasazení aplikace.

Pokračující úspěch s automatizací

První úspěch aplikace podnítil další automatizační úsilí v centru sdílených služeb. Doposud Heeley a jeho tým automatizovali 11 transakčních procesů pomocí RPA a low-code platforem. Během šesti týdnů přešli od 100% manuálních procesů na 97% automatizované, což vedlo k výrazným úsporám nákladů, zvýšení efektivity a zlepšení kvality procesů. Odhadované roční úspory činí přibližně 250 000 liber, přičemž tři klíčové procesy jsou závislé na platformě Mendix pro strukturování dat.

Jedním z pozoruhodných vývojů bylo vytvoření šablon pro zákaznické příkazy k úhradě pomocí Mendixu. Tyto šablony, přizpůsobené potřebám jednotlivých zákazníků, jsou vyplňovány a odesílány, po čemž jsou data předávána RPA robotům. Během pouhých tří měsíců digitální tým vytvořil 300 šablon, přičemž celkový počet nyní dosahuje 3100. Tato automatizace snížila počet faktur vyžadujících manuální ověření z 65 % na pouhých 8 %.

Transformace mimo drůbež

I když drůbež zůstává hlavním produktem 2 Sisters Food Group, centrum sdílených služeb se vyvinulo k poskytování hodnotných datových služeb. Automatizace zrychlila fakturační procesy a přetvořila role zaměstnanců. Zpočátku skeptičtí, zaměstnanci přijali digitální transformaci, přecházejíce od rutinních úkolů k smysluplnější práci v analýze nákladů a výdajů, což skutečně přidává hodnotu organizaci.

Cesta 2 Sisters Food Group je příkladem toho, jak kombinace RPA a low-code vývoje může vést k výrazným zlepšením provozu, čímž se společnost stává lídrem v digitální transformaci center sdílených služeb.

Použité foto: Henrique S. Ruzzon (unsplash.com)